L’organizzazione conferenze stampa è un incarico fra i più particolari ed emozionanti che fanno parte del complesso delle azioni di comunicazione di un’azienda. Nel momento in cui nasce un nuovo articolo, viene comunicata una fusione, o l’introduzione di un nuovo servizio o tecnologia, si ha l’occasione di catturare in modo vigoroso l’attenzione del pubblico, che si tratti di un evento locale così come di un comunicato a livello nazionale. Se si vuole che il risultato sia impeccabile – e lo vogliamo eccome, dato che non ci sarà una seconda occasione per fare una buona impressione – la fase di organizzazione è vitale. Si tratta, ovviamente, di un lavoro complesso, ma esistono almeno tre consigli semplici da seguire che possono fare la differenza:
1) Scegliere con cura chi parlerà, e prepararli con attenzione
Questo primo avvertimento potrebbe, a qualcuno, sembrare poco riguardoso di quanto siano in effetti importanti le notizie e le comunicazioni, di ogni tipo, che saranno argomento della conferenza stampa in oggetto, ma in realtà non fa che enunciare una regola ben conosciuta e testata della comunicazione di qualsiasi idea: il canale vale quanto il messaggio, e la scelta delle persone che esporranno i vostri annunci – così come il modo in cui lo faranno – peserà probabilmente, sull’effetto finale e sulla ricezione delle notizie importanti che dovete divulgare, molto più del contenuto delle notizie stesse. Come scegliere? La logica raccomanderebbe di affidare il compito ad un esperto di comunicazione o di marketing, ma d’altro canto, sia per un fatto di corretttezza che anche di validità comunicativa e d’immagine, è importante dare voce a chi è stato principalmente coinvolto negli eventi che si andranno a spiegare. La scelta migliore è quindi quella di abbinare le cose, affidando la gestione e il coordinamento della comunicazione ad un esperto del settore, e riservando ruoli e parti precise a chi ha portato, nei fatti, a far succedere quanto stiamo raccontando ai giornalisti.
2) Identificare una location appropriata
Non sempre la sede della propria azienda, per tante ragioni, è la scelta ideale per ospitare la vostra importante conferenza stampa. Una motivazione può essere quella di mancare dei locali adatti ad accogliere il numero di reporter e giornalisti che vi aspettate intervengano all’evento; in tal caso, è raccomandabile cercare fra gli hotel e i centri direzionali della zona una sala da affittare che abbia le dimensioni necessarie. Inoltre, un fattore importantissimo per assicurarvi che quanto detto alla vostra conferenza stampa arrivi sulle pagine dei giornali è quello di fornire ai giornalisti un modo funzionale e veloce di riportare alla redazione quanto avranno sentito: assicuratevi che la copertura Wi-FI, e se ci sarà la Radio quella ISDN, siano eccellenti. In breve, fate sì che tutto sia il più possibile facile e comodo per i giornalisti.
3) Realizzare una Cartella Stampa a regola d’arte
Per qualche motivo, capita sovente che la cartella stampa venga preparata all’ultimo attimo, in fretta e furia, e senza la necessaria cura dei dettagli. È una pessima idea. Al di là del comunicato stampa che contiene, che deve ovviamente essere chiaro e ben scritto anche solo per essere preso in considerazione dai giornalisti, la cartella stampa è un materiale promozionale, che deve saper suscitare l’interesse del giornalista perché questi decida di scrivere un articolo e pubblicare la notizia sul suo giornale – il nostro scopo. Inoltre, la buona reputazione costruita oggi, con un giornalista, può voler dire un’intervista – e pubblicità gratis – domani.
